Inregistrari contabile referitoare la concediul de odihna

Raspunsul specialistilor: 

Concediile de odihna se inregistreaza pe seama datoriilor atunci cand suma lor este comensurata in baza statelor de salarii sau a altor documente care sa justifice suma respectiva.
 
In situatia in care angajatorul nu detine documente justificative privind sumele aferente concediilor de odihna neefectuate, acestea fiind calculate in baza unor estimari efectuate la data bilantului, va inregistra provizioanele aferente.
 

Astfel, la data bilantului, valoarea unui provizion reprezinta cea mai buna estimare a cheltuielilor probabile sau, in cazul unei obligatii, a sumei necesare pentru stingerea acesteia. Ca urmare, provizioanele nu pot depasi, din punct de vedere valoric, sumele care sunt necesare stingerii obligatiei curente la data bilantului.
 
Efectuarea concediului de odihna de catre personalul unei entitati este reglementata de prevederile din Codul muncii aprobat prin Legea nr. 53/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 144-153. Ca un principiu general, concediul de odihna trebuie efectuat integral in fiecare an. In situatia in care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau partial, concediul de odihna anual la care avea dreptul in anul calendaristic respectiv, acestuia i se va acorda concediul neefectuat intr-o perioada de 18 luni incepand cu anul urmator celui in care s-a nascut dreptul la concediul de odihna anual.

Legea mai dispune ca nu este permisa compensarea in bani decat in cazul incetarii contractului individual de munca, iar plata concediului de odihna neefectuat se va realiza la lichidarea ultimelor drepturi salariale.

Conform Ordinului 1907/2005,  in ceea ce priveste evidentierea in contabilitate a concediilor de odihna neefectuate, facem urmatoarele precizari:

    3.1.3. Personal si conturi asimilate
Contabilitatea decontarilor cu personalul evidentiaza drepturile salariale, sporurile, premiile, indemnizatiile pentru concediile de odihna, precum si cele pentru incapacitate temporara de munca, platite din fondul de salarii si alte drepturi in bani si/sau in natura datorate de institutia publica personalului pentru munca prestata (contul 421).

In contabilitate se inregistreaza distinct alte drepturi acordate care, potrivit reglementarilor in vigoare, nu se suporta din fondul de salarii (contul 423).
Avansurile acordate personalului - evidentiaza indemnizatiile pentru concedii de odihna acordate ca avans (contul 425).
Drepturile de personal neridicate in termenul legal se inregistreaza intr-un cont distinct, deschis pe fiecare persoana (contul 426).
Sumele datorate si neachitate personalului (concediile de odihna si alte drepturi de personal) aferente exercitiului in curs, se inregistreaza ca alte datorii in legatura cu personalul (contul 4281).

 
In ceea ce priveste inregistrarea concediilor neefectuate la sfarsitul exercitiului financiar , sumele datorate si neachitate personalului pana la sfarsitul exercitiului financiar (concediile de odihna si alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmeaza sa fie incasate de la acesta, aferente exercitiului in curs, dar care urmeaza a fi platite/incasate in exercitiul financiar urmator, se inregistreaza ca alte datorii si creante in legatura cu personalul.
 
Concediile de odihna se inregistreaza pe seama datoriilor atunci cand suma lor este comensurata in baza statelor de salarii sau a altor documente care sa justifice suma respectiva. In lipsa acestora, sumele reprezentand concedii de odihna se recunosc pe seama provizioanelor. La inregistrarea in contabilitate a concediilor de odihna sunt avute in vedere prevederile legislatiei in vigoare, referitoare la modalitatea de efectuare a acestora.

 
Conform principiului prudentei, la intocmirea situatiilor financiare anuale, recunoasterea si evaluarea trebuie realizate pe o baza prudenta si, in special:
a) in contul de profit si pierdere poate fi inclus numai profitul realizat la data bilantului;
b) sunt recunoscute datoriile aparute in cursul exercitiului financiar curent sau al unui exercitiu precedent, chiar daca acestea devin evidente numai intre data bilantului si data intocmirii acestuia;
c) sunt recunoscute deprecierile, indiferent daca rezultatul exercitiului financiar este pierdere sau profit. Inregistrarea ajustarilor pentru depreciere sau pierdere de valoare se efectueaza pe seama conturilor de cheltuieli, indiferent de impactul acestora asupra contului de profit si pierdere.

 
Deci, in cazul provizioanelor, trebuie avut in vedere in primul rand principiul prudentei, care nu permite, constituirea de provizioane excesive. Provizioanele sunt destinate sa acopere datoriile a caror natura este clar definita si care la data bilantului este probabil sa existe sau este cert ca vor exista, dar care sunt incerte in ceea ce priveste valoarea sau data la care vor aparea. Valoarea recunoscuta ca provizion trebuie sa constituie cea mai buna estimare la data bilantului a costurilor necesare stingerii obligatiei curente. Cea mai buna estimare a costurilor necesare stingerii datoriei curente este suma pe care o entitate ar plati-o, in mod rational, pentru stingerea obligatiei la data bilantului sau pentru transferarea acesteia unei terte parti la acel moment.
 

In consecinta, cheltuielile cu concediile de odihna neefectuate la sfarsitul exercitiului financiar se inregistreaza in acest exercitiu dupa cum urmeaza:

- pe seama datoriilor (641=4281) - daca suma lor e comensurata pe baza statelor de salarii, sau
- pe seama cheltuielilor cu provizioanele - concediul neefectuat pana la data aprobarii situatiilor financiare - 6812 = 1518, la valoarea estimata.
La trecerea concediilor de odihna pe statul de plata, provizionul constituit se trece pe venit, prin inregistrarea 1518=7812.
 
Daca in anul urmator, exista un provizion evidentiat in balanta de verificare pentru zilele de concediu de odihna neefectuate pentru anul anterior, acesta trebuie revizuit si recalculat si daca apare o diferenta in plus se inregistreaza drept cheltuiala aferenta anului urmator.

Conform art. 76 alin. (2) litera p) din Codul fiscal:

Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor: (...) p) sume reprezentand salarii/solde, diferente de salarii/solde, dobanzi acordate in legatura cu acestea, precum si actualizarea lor cu indicele de inflatie, stabilite in baza unor hotarari judecatoresti ramase definitive si irevocabile/hotarari judecatoresti definitive si executorii, inclusiv cele acordate potrivit hotararilor primei instante, executorii de drept; coroborat cu prevederile art. 78 alin. (4), In cazul veniturilor reprezentand salarii/solde, diferente de salarii/solde, dobanzi acordate in legatura cu acestea, precum si actualizarea lor cu indicele de inflatie, stabilite in baza unor hotarari judecatoresti ramase definitive si irevocabile/hotarari judecatoresti definitive si executorii, impozitul se calculeaza si se retine la data efectuarii platii, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare la data platii pentru veniturile realizate in afara functiei de baza, si se plateste pana la data de 25 a lunii urmatoare celei in care au fost platite.

Pentru salarii se va inregistra in contabilitate in mod obisnuit prin contul 421 din care se retine CAS,CASS si impozitul pe salarii si se va achita diferenta ramasa (641 = 421,421 = % 444,4315,4316, 646 = 436).

Pentru corectiile aferente veniturilor salariale inregistrarile contabile sunt cele specifice decontarilor cu personalul, cu evidentierea impozitelor si contributiilor corespunzatoare, conform perioadei fiscale careia ii apartin.

Un raspuns oferit in iulie 2024, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.

Autor: Ioana Stoica
Ioana Stoica, profesionist cu experienta de peste 7 ani in contabilitatea si fiscalitatea institutiilor publice, organizeaza si redacteaza spete contabile din domeniul bugetar, aducand in atentia dvs. orice modificari de ultima ora din acest sector legislativ.