NIR - conditii de intocmire si reglementari legale, in cadrul unei institutii publice

 de Florentina Buzea  26 Sep. 2024  301

---

In conformitate cu prevederile art.6 alin.(1) din OSGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al enitatialor publice, conducerea entitatii asigura procesul de elaborare a procedurilor documentate, respecv a procedurilor de sistem si a procedurilor operationale, pentru procesele si activitatile derulate in cadrul entitatii si aducerea la cunostinta personalului acesteia.

 Potrivit prevederilor din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din Anexa nr. 1 la OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, persoanele prevazute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (denumite in continuare entitati), consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate (in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).

 

Astfel, in conformitate cu prevederile OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, „Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) (Cod 14-3-1A) serveste ca:

 

- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document jusficativ pentru incarcare in gestiune;
- document jusficativ de inregistrare in contabilitate.

"Doresc sa stiu daca pot sa nu intocmesc NIR pentru materiale consumabile,respectiv furnituri de birou si materiale de curatenie, avand in vedere ca ele intra si iasa, nu stau in stoc. De asemenea, vreau sa stiu cum pot sa nu fac NIR pentru carburantul masinii primarului si vicelui; stiu ca nu este obligatoriu sa faci NIR pentru bunurile care intra si ies,care nu au stoc. Doresc cadrul legal al acestor intrebari."

Raspunsul specialistilor: 

In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insore a marfii etc.). In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
In conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca acestea sa se regaseasca intr-un alt document jusficativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.

 

In situatia in care se constata diferente la receptie, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantiate si valoare constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati.

 

Din analiza prevederilor OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, se observa ca acest ordin reglementeaza documentele financiar-contabile atat pentru mediul privat, cat si pentru instutiile publice, dand posibilitatea fiecarei entitati, in functie de specific, sa stabileasca prin proceduri proprii modalitatea de lucru.

Conform OMFP 1792/2002 Anexa1 la pct. 2 Nota de receptie si constatare de diferente – cod 14-3-1A, se foloseste doar in cazul bunurilor de natura stocurilor.

 

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

 

- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

 

Potrivit prevederilor din acest ordin, Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:

 

- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
- marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.

 

Prevederile pct. 2 din Anexa 1 la OMFP1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, cu modificarile si completarile ulterioare, stipuleaza ca: lichidarea cheltuielilor este faza in procesul executiei bugetare in care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica conditiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor jusficative care sa ateste operaunile respective.

 

Verificarea existentei obligatiei de plata se realizeaza prin verificarea documentelor jusficative din care sa rezulte pretentia creditorului, precum si realitatea "serviciului efectuat" (bunurile au fost livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sau, dupa caz, existenta unui titlu care sa jusfice plata: titlu executoriu, acord de imprumut, acord de grant etc.).

Documentele care atesta bunurile livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sunt factura fiscala (cod 14-4-10/A) sau factura (cod 14-4-10/aA).

Documentele care atesta bunurile livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sau din care reies obligatii de plata certe se vizeaza pentru "bun de plata" de ordonatorul de credite sau de persoana delegata cu aceste atributii, prin care se confirma ca:
 

- bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si a locului primirii;
- lucrarile au fost executate si serviciile prestate;
- bunurile furnizate au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare .
 

Bonul de consum serveste ca:
 

- document de eliberare din magazie a materialelor;
- document justificativ de scadere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru consum.

Determinarea sau verificarea existentei sumei datorate creditorului se efectueaza de catre persoana imputernicita de ordonatorul de credite, pe baza datelor inscrise in factura si a documentelor intocmite de comisia de receptie constuita potrivit legii (Proces-verbal de receptie - cod 14-2-5, Proces-verbal de receptie provizorie - cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere in functiune - cod 14-25/b, in cazul mijloacelor fixe, Nota de receptie si constatare de diferente - cod 14-3-1A, in cazul bunurilor de natura stocurilor, si alte documente prevazute de lege, dupa caz).
In acest context, se observa ca pentru entitatile publice, comisia de receptie trebuie sa intocmeasca Nota de receptie si constatare de diferente (NIR)- cod 14-3-1A.

 

Pentru eliminarea contradictiilor, in aceasta speta, conducerea enitatii publice trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii obligavitatea constuirii comisiei de receptie, prin act de decizie al conducatorului entitatii publice, stabilirea atributiilor comisiei de receptie, precum si obligavitatea intocmirii Notei de receptie si constatare de diferente - cod 14-3-1A, in conformitate cu prevederile art.6 din OMFP nr.600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice, ale OMFP nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, cu modificarile si completarile ulterioare si ale OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

 

Asadar, avand in vedere ca benzina nu intra propriu zis in gestiune si nu este eliberata pentru consum, opinamca nu este necesara intocmirea documentelor mentionate.

Prin urmare, opinam ca aceste documente ar fi necesare doar in situatia in care combustibilul ar fi depozitat in gestiunea institutiei in bazine speciale de combustibil.

In situatia mentionata, factura este document justificativ pentru inregistrarea combustibilului si foaia de parcurs, ordin de deplasare  - sunt documente pentru justificarea consumului de combustibil.

 

In ceea ce priveste materialele consumabile, respectiv furnituri de birou si materiale de curatenie, acestora le trebuie intocmit NIR deoarece ele intra in gestiunea institutiei publice, le tineti evidenta si le eliberati ulterior, in baza unui bon de consum catre structurile care solicita achizitia acestor articole.

In aceste conditii, chiar daca materialele respective intra in stoc dar ulterior sunt eliberate in baza bonului de consum, ele intra efectiv in gestiunea dvs., fiind obligatorie intocmirea NIR-ului in aceste situatii.

Un raspuns oferit in septembrie 2024, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.